نقل فندقك إلى نظام جديد في أسبوعين دون توقف الاستقبال

الأيام 1–3: التصدير والاستيراد

صدّر من نظامك القديم ملفات Excel: الغرف وأنواعها، الأسعار، الحجوزات القائمة والقادمة مع بيانات النزلاء، قائمة الطعام، الموظفين، والمخزون. ارفعها في أداة الاستيراد؛ تطابق الأعمدة تلقائياً وتعرض الصفوف التي بها مشكلة قبل أن تكتب شيئاً. راجع الأخطاء (غالباً أرقام غرف بصيغة مختلفة أو تواريخ) وأعد الرفع. يوم واحد لفندق متوسط.

الأيام 4–6: الإعدادات والربط

بيانات الفندق والشعار، أوقات الوصول والمغادرة، نسبة الضريبة، حسابات الموظفين بأدوارهم، إعداد شموس في وضع المحاكاة، وبدء إجراءات الفاتورة الإلكترونية (تحتاج أياماً من الهيئة فابدأها مبكراً).

الأيام 7–9: التدريب على بياناتك

الاستقبال يتدرب على فندقه الحقيقي لا على عرض: حجز، وصول، تمديد، مغادرة، إلغاء، وردية. المحاسب على المصروفات والقيود والتقارير. فريق التنظيف على الجوال. ساعتان لكل دور تكفي حين تكون الشاشات بالعربية والبيانات مألوفة.

الأيام 10–13: التشغيل الموازي

أربعة أيام يُسجَّل فيها كل حجز في النظامين. الغرض ليس المقارنة الحرفية بل اكتشاف ما لم يُسأل عنه: طريقة دفع غير موجودة، نوع غرفة ناقص، تقرير يطلبه المالك بصيغة معينة. تُحل في يومها.

اليوم 14: التحويل

يُستورد آخر ملف حجوزات صباحاً، يُفعّل شموس والفاتورة الإلكترونية على الإنتاج، ويُقفل النظام القديم للقراءة فقط كأرشيف. الاستقبال لا يتوقف دقيقة. ونعود بعد أسبوع لجلسة متابعة.

ما يبقى في النظام القديم

التاريخ المالي للسنوات السابقة. لا تنقل القيود القديمة؛ ابدأ النظام الجديد بأرصدة افتتاحية في تاريخ التحويل، واحتفظ بالقديم للرجوع. هذا ما ينصح به كل محاسب ومراجع.